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Die Fragen und administrativen Probleme, die Sie sich auf dem Weg zur Selbständigkeit stellen, sind vielfältig.

An erster Stelle steht die Formulierung der Geschäftsidee. Daran knüpft eine Reihe von Fragen, die sowohl von rechtlicher als auch finanzieller Natur sind. Die rechtlichen Fragen ergeben sich vor allem aus dem Steuer-, dem Sozialversicherungs-, dem Gesellschaftsrecht und der Gewerbeordnung.

Hinsichtlich des Gewerberechts stellt sich die Frage, ob Sie für diese Tätigkeit eine Gewerbeberechtigung benötigen.

Eine ganz wichtige Entscheidung ist aber auch die Wahl der richtigen Rechtsform. Das heißt, wollen Sie als Einzelunternehmer auftreten oder soll eine Gesellschaft gegründet werden. Dies hängt zum einen davon ab, ob Sie mit einem Partner zusammenarbeiten wollen, zum anderen auch von den rechtlichen Rahmenbedingungen. Den Rahmen stecken hier vor allem das Steuer-, das Sozialversicherungs- und das Gesellschaftsrecht.

Wollen Sie eine Gesellschaft gründen und sind anfangs eher niedrige Gewinne oder gar Verluste zu erwarten, sollten Sie sich aus steuerlicher Sicht eher für eine Personengesellschaft und nicht für eine Kapitalgesellschaft entscheiden. Personengesellschaften sind die offene Gesellschaft (OG) und die Kommanditgesellschaft (KG).

Andererseits darf man hier nicht den haftungsrechtlichen Aspekt außer Acht lassen. Eine Kapitalgesellschaft in Form einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) bietet den Vorteil, dass man als Gesellschafter grundsätzlich nur bis zur Stammeinlage haftet. Diese beträgt mindestens € 35.000,00 (seit 1.3.2014) und muss zur Hälfte in das Vermögen der Gesellschaft einbezahlt werden. Allerdings kann im Ge­sell­schafts­vertrag vorgesehen werden, dass die Gesellschaft die Grün­dungs­pri­vi­le­gie­rung in Anspruch nimmt. Die Summe der gründungsprivilegierten Stammeinlagen muss mindestens € 10.000,00 betragen. Die Gründungsprivilegierung endet spätestens zehn Jahre nach der Eintragung der Gesellschaft ins Firmenbuch.

Hinsichtlich der Finanzierungsfrage benötigen Sie bei einer Kreditaufnahme einen Finanzplan für die Bank.

In der Anlaufphase eines Betriebs können unerwartet hohe Kosten entstehen. Um in dieser Phase die Liquidität und den Fortbestand des Unternehmens zu sichern, ist es notwendig, den Kapitalbedarf genau zu ermitteln.

Investitionen, die im Zuge einer Betriebsgründung zu leisten sind, betreffen in erster Linie das Anlagevermögen (z. B. Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Fahrzeuge und Büroausstattung). Bei der Ermittlung des Kapitalbedarfs müssen Nebenkosten wie Grunderwerbssteuer, Notariatskosten, Gebühren und Kosten der Kapitalbeschaffung beinhaltet sein. Weiters sollte eine Reserve berücksichtigt werden.

In Produktionsbetrieben sollten Sie den notwendigen jährlichen Materialverbrauch für einen angestrebten Jahresumsatz ermitteln. In diesem Zusammenhang dürfen die Kosten der Lagerung nicht vergessen werden. Bei Einzelhandelsgeschäften ist es wichtig, den Umfang der Ladenausstattung festzustellen. Über die von den Lieferanten und Lieferantinnen erfragten Einkaufspreise ist der Wert des notwendigen Warenbestandes zu ermitteln.

Ein wichtiger Tipp: Planen Sie eine ausreichende Reserve ein. Denken Sie an möglicherweise „Unvorhersehbares“. Reduzieren Sie Ihren Betriebsmittelbedarf durch sofortige Rechnungslegung, rationale Lagerhaltung, konsequente Zahlungsüberwachung und durch ein geordnetes Mahnwesen.

Nach Ermittlung des Kapitalbedarfs berechnen Sie, welchen Teil Sie davon selbst aufbringen können. Es gibt keine allgemein gültige Regel, wie viel Eigenkapital Sie aufbringen sollen. Dies ist stark branchenabhängig.

Die Differenzsumme zwischen Ihrem ermittelten Kapitalbedarf und dem Eigenkapital muss durch Fremdkapital aufgebracht werden. Fremdkapital wird in erster Linie durch Kredite bereitgestellt.

Folgende Hauptgruppen von Krediten sind zu unterscheiden: Investitionskredit, Leasing, Kontokorrentkredit, Lieferantenkredit.

Investitionskredite dienen zur Finanzierung des Anlagevermögens (z. B. Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Fahrzeuge, Büromöbel). Diese Kredite werden langfristig gewährt, d. h. sie haben eine Laufzeit von etwa 4 bis 20 Jahren. Annuitätendarlehen haben den Vorteil, dass die Rückzahlungsbeträge über die gesamte Laufzeit gleich bleiben und so die Aufwendungen in den ersten Jahren niedriger als bei Ratendarlehen sind. Damit können etwaige Anlaufschwierigkeiten besser überbrückt werden. Bei Ratendarlehen ist der Betrag, den Sie pro Jahr für Zinsen aufbringen müssen, in den ersten Jahren höher als beim Annuitätendarlehen, nimmt dann aber stetig ab.

Unser Tipp: Beurteilen Sie die Kosten eines Kredits nie ausschließlich nach der Höhe der Zinsen! Um die tatsächlichen Kosten eines Kredits richtig abschätzen zu können, benötigen Sie genaue Informationen über: Zinssatz, Laufzeit des Kredits, Anzahl der Raten und deren Fälligkeit, Nebenkosten des Kredits, Auszahlungs- und Bearbeitungsgebühren, Art der Zinsverrechnung (Termin, zu dem die Höhe des Zinsanteils der Rate bestimmt wird) und Art der Tilgungsverrechnung (Zeitpunkt, zu dem die Tilgung von der Restschuld abgezogen wird).

Noch ein wichtiger Hinweis: Überprüfen Sie, ob Sie einen geförderten Kredit in Anspruch nehmen können.

In Österreich gültige Rechtsformen für Ihr Unternehmen sind grundsätzlich:

• Einzelunternehmen
• Personengesellschaften wie zum Beispiel
  • offene Gesellschaft (OG)
  • Kommanditgesellschaft (KG)
  • stille Gesellschaft
• Kapitalgesellschaften wie zum Beispiel
  • Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
  • Aktiengesellschaft (AG)

Die Haftungsfrage hängt davon ab, ob ein Unternehmen in Form eines Einzelunternehmens, einer Personengesellschaft oder einer Kapitalgesellschaft betrieben wird. Personengesellschaften sind die offene Gesellschaft (OG) und die Kommanditgesellschaft (KG).

Die am häufigsten vorkommende Form der Kapitalgesellschaft ist die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH). Als Einzelunternehmer haftet man persönlich und unbeschränkt. Persönliche Haftung bedeutet, dass man mit dem gesamten Firmen- und Privatvermögen für die Schulden einzustehen hat. Unter der Unbeschränktheit versteht man, dass die Haftung nicht auf einen bestimmten Betrag begrenzt werden kann.

Errichtet man eine OG, haften die Gesellschafter ebenfalls persönlich und unbeschränkt.

Bei einer KG haftet wenigstens ein Gesellschafter (Komplementär) persönlich und unbeschränkt für die Verbindlichkeiten der Gesellschaft. Kommanditisten haften grundsätzlich nur mit dem Betrag ihrer Hafteinlage. Die Höhe der Hafteinlage ist frei wählbar und wird im Firmenbuch eingetragen.

Bei einem Wechsel der Gesellschafter einer OG haften ausscheidende Gesellschafter für Schulden, die vor dem Ausscheiden entstanden sind, noch fünf Jahre nach dem Ausscheiden. Tritt man in eine schon bestehende OG ein, haftet man auch für alle zu diesem Zeitpunkt bestehenden Verbindlichkeiten.

Bei einer Kapitalgesellschaft (gleichermaßen GmbH wie AG) ist grundsätzlich eine Haftung der Gesellschafter mit ihrem Privatvermögen ausgeschlossen. Vorsicht ist jedoch bei eigenkapitalersetzenden Leistungen (Gesellschafterkredite an nicht kreditwürdige Kapitalgesellschaft) geboten.

Die Entscheidung, welche Rechtsform gewählt werden soll, ist äußerst komplex. Dabei sind nicht nur steuerliche Überlegungen maßgeblich, sondern unter anderem auch sozialversicherungs-, zivil- und gesellschaftsrechtliche. Bei der Wahl der richtigen Rechtsform sollte daher unbedingt ein Experte zurate gezogen werden.

Wesentliche Entscheidungskriterien, ob eine Personengesellschaft oder eine GmbH das bessere „steuerliche Kleid“ für Ihr Unternehmen in der Zukunft ist, sind daher folgende Fragen:

• Wie hoch wird der Gewinn der Personengesellschaft bzw. der GmbH sein?
• Wie hoch werden die Investitionen sein, die für den investitionsbedingten Gewinnfreibetrag verwendet werden können?
• Wie hoch werden die Geschäftsführerbezüge bei der GmbH sein?
• Wie hoch werden die Ausschüttungen bzw. Privatentnahmen sein?

Nach dem GmbH-Gesetz sind die Geschäftsführer der Gesellschaft gegenüber verpflichtet, bei ihrer Geschäftsführung die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes anzuwenden. Geschäftsführer die ihren Verpflichtungen nicht nachkommen, haften gegenüber der Gesellschaft zur ungeteilten Hand für den daraus entstandenen Schaden.

Einige der Haftungsfälle im Überblick

Die Geschäftsführer haften gegenüber der Gesellschaft z. B. wenn,

• gegen die Vorschriften des GmbH-Gesetzes oder des Gesellschaftsvertrages Gesellschaftsvermögen verteilt wird, namentlich Stammeinlagen oder Nachschüsse an Gesellschafter gänzlich oder teilweise zurückgegeben, Zinsen oder Gewinnanteile ausgezahlt, für die Gesellschaft eigene Geschäftsanteile erworben, zum Pfande genommen oder eingezogen werden,
• nach der Eröffnung des Insolvenzverfahrens noch Zahlungen geleistet wurden oder
• nicht unverzüglich eine Generalversammlung einberufen wurde, obwohl ein Verlust der Hälfte des Stammkapitals gegeben war oder die Eigenkapitalquote weniger als 8 % und die fiktive Schuldentilgungsdauer mehr als 15 Jahre betragen hat.

Die Haftung des Geschäftsführers besteht grundsätzlich gegenüber der Gesellschaft. Wird allerdings ein Gesetz verletzt, das zum Schutz des Gesellschafters besteht, kommt es zu einer unmittelbaren Haftung der Geschäftsführer gegenüber den Gesellschaftern. Dies ist der Fall, wenn z. B. Rechnungslegungs- und Auskunftspflichten nicht eingehalten wurden.

Haftungen gegenüber Dritten und Gläubigern treten auf z. B. bei

• Verletzung der Verpflichtung zur rechtzeitigen Insolvenzanmeldung,
• Nichteinhaltung von vorvertraglichen Aufklärungspflichten,
• Unlauterem Wettbewerb (Verstöße gegen das Unlauterer-Wettbewerbs-Gesetz (UWG)) und
• bei Zahlungen, die geleistet wurden, nachdem die Eröffnung eines Konkurses beantragt hätte werden müssen.

Ferner können sich Haftungsfälle auch gegenüber Behörden ergeben, z. B. für nicht entrichtete Steuern, Abgaben oder Sozialversicherungsbeiträge.

ie GmbH braucht bei der Gründung ein Mindestkapital von € 35.000,00. Dieses muss wenigstens zur Hälfte vor Registrierung im Firmenbuch bar eingezahlt werden, wenn nicht Sondervorschriften vorliegen (z. B. bei Unternehmenseinbringung). Für alle GmbHs, die im Gesellschaftsvertrag vorgesehen haben, dass die Gesellschaft die Gründungsprivilegierung in Anspruch nimmt, beträgt das Stammkapital für die ersten zehn Jahre nach der Gründung daher nur € 10.000,00.

Über die Einzahlung des Stammkapitals stellt die Bank eine Bestätigung aus, die dem Firmenbuchantrag beizulegen ist.

Sowohl Personengesellschaften als auch Einzelunternehmen sind schnell und einfach gegründet. Vom Gesetz wird bei beiden kein Mindestkapital gefordert.

Bei einer Personengesellschaft besteht bei der Vertragsgestaltung Formfreiheit. Der Gesellschaftsvertrag kann schriftlich oder mündlich gemacht werden. Ein Notariatsakt ist nicht verpflichtend. Aus Beweisgründen ist ein schriftlicher Vertrag empfehlenswert. Die Gründung ist wesentlich günstiger als die Gründung einer GmbH.

Der 12-Stunden-Tag bedeutet keinen generellen 12-Stundentag und keine generelle 60-Stundenwoche.
Für Arbeiten, die der Dienstnehmer selbst bestimmt, darf eine Höchstarbeitszeit von bis zu 12 Stunden pro Tag und 60 Stunden pro Woche vereinbart werden, wenn der Zeitausgleich in ganzen Tagen und auch in Verbindung mit dem Wochenende eingesetzt werden kann.

Die Normalarbeitszeit beträgt 8 Stunden pro Tag und 40 Stunden pro Woche. Fallweise Angestellte können bis zu 12 Stunden pro Tag und 60 Stunden pro Woche arbeiten.

Bei einer dauerhaften wiederkehrenden Beschäftigung ist ein Viermonatsschnitt zu beachten. 48 Stunden pro Woche dürfen im Durchschnitt nicht überschritten werden.

Der Dienstnehmer darf weiterhin im Durchschnitt maximal 48 Stunden pro Woche arbeiten. Die 11. und 12. Stunde sind grundsätzlich Überstunden mit Zuschlag, die in Geld oder Freizeit (Zeitausgleich) abgegolten werden.

Die Abgeltung kann der Dienstnehmer, pro geleisteter Überstundentätigkeit, frei wählen. Zeitausgleich oder Auszahlung der Überstunden sind die Optionen.

Der Dienstnehmer kann Arbeitsleistungen über 10 Stunden pro Tag oder über 50 Stunden pro Woche ohne Angaben von Gründen ablehnen. Dem Dienstnehmer darf durch diese Ablehnung keine Benachteiligung erfahren.

Nur, wenn keine berücksichtigungswürdigen Interessen des Arbeitnehmers gegen Überstunden sprechen, dürfen diese angeordnet werden.

Günstigere Regelungen in Kollektivverträgen und Betriebsvereinbarungen bleiben erhalten. Kollektivverträge können vorsehen, dass Zeitguthaben und Zeitschulden über mehrere Zeiträume hinweg übertragen werden können.

Bei Gleitzeit handelt es sich um keine Mehrarbeit, sondern um eine andere Verteilung der Normalarbeitszeit.

Der Unterschied zwischen Überstunden und Gleitzeit ist, dass der Arbeitnehmer bei Gleitzeit auf Basis der Gleitzeitvereinbarung, also Beginn und Ende der Arbeitszeit selbst bestimmen kann.

Überstunden können bei Gleitzeitvereinbarung weiterhin anfallen. Wenn Zeitguthaben nicht abgebaut und nicht in die nächste Gleitzeitperiode übertragen werden können, verwandelt sich das Zeitguthaben in Überstunden

Der Familienbonus Plus ist ein Absetzbetrag in der Höhe von 1.500 Euro pro Kind und Jahr bis zum 18. Lebensjahr des Kindes. Somit reduziert sich die Steuerlast um bis zu 1.500 Euro pro Jahr. Nach dem 18. Geburtstag des Kindes reduziert sich der Familienbonus Plus auf 500 Euro jährlich.

Der Familienbonus Plus wirkt schon ab dem ersten besteuerten Euro. Voll ausgeschöpft werden kann dieser dann ab einem monatlichen Bruttoeinkommen von ca. 1.700 Euro (bei einem Kind).

Über die Lohnverrechnung 2019 (also durch den Arbeitgeber) oder die Steuererklärung bzw. Arbeitnehmerveranlagung 2019 mit Auszahlung 2020.

Wenn Sie sich für die Lohnverrechnung entscheiden, müssen Sie dies beim Arbeitgeber beantragen. Dazu kann ab Dezember 2018 das Formular E 30 ausgefüllt und beim Arbeitgeber abgegeben werden. Das Formular E 30 steht Ihnen dann auf der Webseite des Bundesministeriums für Finanzen bzw. in den Finanzämtern zur Verfügung.

Im anderen Fall können Sie den Familienbonus Plus in Ihrer Steuererklärung bzw. Arbeitnehmerveranlagung mittels Beilage L1k beantragen. 

Eine Person kann entweder den vollen Familienbonus in Höhe von 1.500 Euro (bzw. 500 Euro) für das jeweilige Kind beziehen oder der Betrag wird stattdessen zwischen den (Ehe)Partnern aufgeteilt (750/750 bzw. 250/250).

Für Kinder im EU/EWR-Raum bzw. der Schweiz wird der Familienbonus Plus indexiert (erhöht oder vermindert) und damit an das Preisniveau des Wohnsitzstaates angepasst.

Für Kinder in Drittstaaten, das heißt außerhalb des EU/EWR-Raumes oder der Schweiz gibt es keinen Familienbonus.

Die gleichen Regeln gelten für den Alleinerzieherabsetzbetrag, den Alleinverdienerabsetzbetrag und den Unterhaltsabsetzbetrag.

Bei geringverdienenden Steuerzahlern entfällt daher die Steuerlast komplett, wenn sie niedriger ist als der Familienbonus Plus. Der Familienbonus Plus dient zur Entlastung der Steuerlast.

Alle Alleinerzieher und Alleinverdiener werden aber künftig einen Kindermehrbetrag – Mindestentlastung von 250 Euro – pro Kind und Jahr erhalten. Wird mindestens 11 Monate (330 Tage) Arbeitslosengeld/Mindestsicherung oder eine Leistung aus der Grundversorgung bezogen, steht dieser Kindermehrbetrag nicht zu.

In diesem Fall können die/der Familienbeihilfeberechtigte und die Person, die für das Kind Unterhalt zahlt, den Familienbonus Plus in Anspruch nehmen. Eine Aufteilung ist ebenso möglich.

Das heißt, eine der beiden Personen kann entweder den vollen Familienbonus in Höhe von 1.500 Euro (bzw. 500 Euro) für das jeweilige Kind beziehen oder der Betrag wird stattdessen zwischen Familienbeihilfenbezieher und Unterhaltszahler aufgeteilt (750/750 bzw. 250/250).

Da der Familienbonus Plus für jedes Kind insgesamt nur einmal zur Gänze berücksichtigt werden kann, komm es zu einer Aufteilung 750/750 (bzw. 250/250), wenn er von beiden Teilen in einem insgesamt zu hohen Ausmaß beansprucht wird.

Mindestsicherungsempfänger und Arbeitslose sind nicht steuerpflichtig, deshalb erhalten sie keinen Familienbonus Plus, da keine Steuerlast besteht.

Die bestehenden Regelungen für Menschen mit Behinderung werden durch die Einführung des Familienbonus Plus nicht verändert. Der Anspruch auf den Familienbonus ist an den Anspruch auf Familienbeihilfe geknüpft.

Aufwendungen für Pkw werden steuerlich nur anerkannt, wenn sie betrieblich veranlasst und angemessen sind. Die Angemessenheitsgrenze für die Anschaffung eines Pkws beträgt € 40.000,00.

Die Angemessenheitsgrenze der Anschaffungskosten umfassen neben dem Nettopreis auch die USt, die NoVA und auch alle Kosten für Sonderausstattungen (Klimaanlage, Alufelgen, Sonderlackierungen, ABS, Airbag, Allradantrieb, serienmäßig eingebautes Autoradio, serienmäßig eingebautes Navigationsgerät usw.). Selbstständig bewertbare Sonderausstattungen gehören nicht zu den Anschaffungskosten (nachträglich eingebautes Navigationsgerät oder Computer-Fahrtenbuch). Anschaffungskostenabhängige Nutzungsaufwendungen (Kasko-Versicherung, usw.) sind im entsprechenden Ausmaß zu kürzen.

Anschaffungskostenunabhängige Nutzungsaufwendungen wie Treibstoffkosten sind in voller Höhe abzugsfähig.

Bei Gebraucht-Pkw ist für die Ermittlung der Luxustangente der Neupreis maßgeblich, sofern das Kfz nicht älter als fünf Jahre ist. Ist der Pkw älter als fünf Jahre, wird auf die tatsächlichen Anschaffungskosten abgestellt.

Das Überschreiten der Angemessenheitsgrenze wirkt sich insofern auf den steuerlichen Gewinn aus, als die jährliche Abschreibung (in der Mehr-Weniger-Rechnung) zu kürzen ist. Die Kürzung ist um jenes prozentuelle Ausmaß vorzunehmen, in dem die tatsächlichen Anschaffungskosten die € 40.000,00 überschreiten.

Folgendes Beispiel zur Veranschaulichung:

Ein Pkw wird um € 48.000,00 (inkl. USt und NoVA) angeschafft. Unter Anwendung der Angemessenheitsgrenze von € 40.000,00 beträgt die Luxustangente 16,67 %. Legt man als Abschreibungsdauer die steuerlich zwingenden acht Jahre zugrunde, beträgt die jährliche Abschreibung € 6.000,00. Diese wird nun um die Luxustangente von 16,67 % (= € 1.000,00) gekürzt, sodass sich der steuerliche Gewinn um € 1.000,00 erhöht. Betragen die anschaffungskostenabhängigen Nutzungsaufwendungen, z. B. € 3.600,00 pro Jahr, sind sie noch um 16,67 % (= € 600,00) zu kürzen, sodass sich der steuerliche Gewinn um € 600,00 erhöht.

Der Fiskal-Lkw bietet Ihnen verschiedene steuerliche Begünstigungen:

Einerseits ist ein Vorsteuerabzug möglich, andererseits ist eine kürzere steuerrechtliche Abschreibungsdauer statt der zwingenden acht Jahre erlaubt. Der Fiskal-Lkw zählt auch zu den begünstigten Wirtschaftsgütern, die maßgeblich sind für den investitionsbedingten Gewinnfreibetrag.

Darüber hinaus entfällt im Falle einer Anschaffung eines Fiskal-Lkw die Angemessenheitsprüfung, die normalerweise bei der Anschaffung eines Personenkraftwagens – so die Anschaffungskosten € 40.000,00 übersteigen – durchgeführt werden muss.

Hinweis: Auch bei Elektroautos ist ein Vorsteuerabzug möglich, wenn die Anschaffungskosten bestimmte Grenzen nicht übersteigen.

Das Kilometergeld oder die tatsächlichen Kosten können dann verrechnet werden, wenn sich das Auto im Privatvermögen befindet. Wird das Auto dem Betriebsvermögen zugerechnet, können nur die tatsächlichen Aufwendungen angesetzt werden.

Ob ein Kfz dem Privat- oder Betriebsvermögen zugerechnet wird, hängt vom Ausmaß der betrieblichen Nutzung ab. Wird das Fahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich genutzt, so zählt es zum Betriebsvermögen, bei einer betrieblichen Nutzung von weniger als 50 % ist es dem Privatvermögen zuzurechnen.

Für ein Kfz, das sich im Privatvermögen des Steuerpflichtigen befindet, besteht ein Wahlrecht, ob die auf den betrieblichen Anteil entfallenden tatsächlichen Kosten angesetzt werden oder das Kilometergeld von € 0,42 verrechnet wird. Das amtliche Kilometergeld kann höchstens für 30.000 Kilometer pro Kalenderjahr angesetzt werden. Liegt die Kilometerzahl für betriebliche Fahrten bei mehr als 30.000 Kilometer pro Kalenderjahr, wird in den meisten Fällen das Kfz ohnehin dem Betriebsvermögen zuzurechnen sein und folglich der tatsächliche Aufwand geltend zu machen sein.

Wird das Kilometergeld abgesetzt, sind damit sämtliche Aufwendungen (auch Maut- und Parkgebühren) abgegolten. Nur Schäden auf Grund höherer Gewalt (z. B. Unfallkosten) können gegebenenfalls zusätzlich zum Kilometergeld geltend gemacht werden.

Wird ein Kfz dem Betriebsvermögen zugerechnet, so sind als Aufwendungen für den Betrieb des Kfz neben den laufenden Betriebskosten (Benzin, Reparaturen, Versicherung) auch die Absetzung für Abnutzung (AfA) anzusetzen.

Bei der Berechnung der Abschreibung und der anschaffungskostenabhängigen Nutzungsaufwendungen (Kasko Versicherung, Haftpflichtversicherungsprämie inkl. motorbezogener Versicherungssteuer, erhöhte Servicekosten, Zinsen, usw.) ist die Angemessenheitsgrenze von € 40.000,00 und die gesetzliche Mindestnutzungsdauer von acht Jahren zu berücksichtigen: Kostet der Pkw mehr als € 40.000,00, so sind die darüber hinausgehenden Anschaffungskosten steuerlich nicht absetzbar.

Der Nachweis der Fahrtkosten kann mittels eines Fahrtenbuches bzw. durch andere Aufzeichnungen, die eine verlässliche Beurteilung ermöglichen, erbracht werden. Aus dem laufend geführten Fahrtenbuch müssen das Datum der betrieblichen Fahrt, Ort, Zeit und Kilometerstand jeweils am Beginn und am Ende der betrieblichen Fahrt, Zweck jeder einzelnen betrieblichen Fahrt und die Anzahl der gefahrenen Kilometer, aufgegliedert in betrieblich und privat gefahrene Kilometer, ersichtlich sein. Anhand der Aufteilung auf betriebliche und private Fahrten wird bei Geltendmachung der tatsächlichen Kosten ein Privatanteil ausgeschieden.

Wird kein Fahrtenbuch verwendet, steht es dem Steuerpflichtigen frei, seinen Privatanteil selbst zu schätzen. Eigene Schätzungen werden allerdings grundsätzlich angezweifelt. Die Finanzbehörde muss in jedem Einzelfall möglichst alle Umstände berücksichtigen, die zu einem möglichst richtigen Ergebnis einer Schätzung kommen.

Der Umstand, dass kein Fahrtenbuch geführt wurde, darf auch nicht zu einer „Strafschätzung“ führen bzw. rechtfertigt nicht die Annahme der Behörde, es habe überhaupt keine betriebliche Nutzung des Pkw stattgefunden.

Besteht für den Dienstnehmer die Möglichkeit, ein arbeitgebereigenes Kraftfahrzeug für Privatfahrten (dazu zählen auch Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) zu benützen, dann sind als Sachbezug monatlich ab einem gewissen CO₂-Ausstoß 2 % der Anschaffungskosten anzusetzen. Der maximale Sachbezug beträgt in diesem Fall € 960,00. Bis 1.1.2016 lag der Wert unabhängig vom CO₂-Ausstoß bei 1,5 % bzw. € 720,00.

Beträgt der CO₂-Ausstoß im Jahr der Anschaffung weniger als 130 g/km (Grenzwert für 2016), beträgt der Sachbezug 1,5 % bzw. maximal € 720,00.

Die Grenze von 130 g/km bezieht sich auf das Jahr der Anschaffung und wird jährlich schrittweise gesenkt:

2016: 130 g/km
2017: 127 g/km
2018: 124 g/km
2019: 121 g/km
2020 und die folgenden Jahre: 118g/km

Wird das Fahrzeug im Jahresdurchschnitt für Privatfahrten von höchstens 500 km monatlich benützt, so ist der halbe Sachbezugswert anzusetzen. Er beträgt seit Jahresbeginn 1 % bzw. 0,75 % der Anschaffungskosten – maximal € 480,00 bzw. € 360,00.

Kein Sachbezug ist anzusetzen bei Kraftfahrzeugen mit null Gramm CO₂-Emissionswert pro Kilometer (Elektroautos – keine Hybridmodelle).

Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind, und kürzen den Gewinn. Eine Überprüfung unter dem Aspekt der Notwendigkeit und Angemessenheit ist grundsätzlich nicht vorzunehmen, auch unzweckmäßige oder vermeidbare Aufwendungen im Zusammenhang mit dem Betrieb sind grundsätzlich abzugsfähig.

Nur ausnahmsweise ist bei folgenden Luxusgütern eine Angemessenheitsprüfung vorzunehmen:

• Personen- und Kombinationskraftwagen
• Personenluftfahrzeugen
• Sport- und Luxusbooten
• Jagden
• geknüpfte Teppiche
• Tapisserien
• Antiquitäten

Aufwendungen, die typischerweise die private Lebensführung des Unternehmers betreffen, können nur dann abgesetzt werden, wenn im konkreten Fall die betriebliche oder berufliche Veranlassung eindeutig im Vordergrund steht.

Auch Ausgaben vor der Betriebseröffnung können steuerlich abzugsfähig sein. Solche Ausgaben und Aufwendungen fallen unter den Begriff der vorbereitenden Betriebsausgaben. Als Beispiele gelten Reisekosten, Beratungskosten oder Telefonkosten.

Dienstnehmer müssen noch vor Arbeitsantritt – auch bei fallweiser Beschäftigung – beim zuständigen Sozialversicherungsträger (Gebietskrankenkasse) angemeldet werden.

Die Anmeldung kann in einem einzigen Schritt über das elektronische Datensammelsystem ELDA erfolgen.

Stattdessen, falls bei Arbeitsantritt noch nicht alle Daten des Dienstnehmers vorhanden sind, kann die Anmeldeverpflichtung auch in zwei Schritten erfüllt werden:

Neu ab 1.1.2019: Vereinfachte Meldung

Statt der bisherigen Mindestangaben-Meldung und späteren Vollanmeldung muss ab 1.1.2019 eine vereinfachte Anmeldung vor Arbeitsantritt erfolgen. Darin müssen alle Daten angegeben werden, ohne die eine Anmeldung nicht möglich ist. Alle Daten die noch fehlen müssen nicht wie bisher in der Vollanmeldung bekannt gegeben werden, sondern werden bei der monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung gemeldet.

Ab 1.1.2019 wird es nur in Ausnahmefällen möglich sein, eine sogenannte Vor-Ort-Anmeldung vor Arbeitsantritt mittels eines neuen Faxformulars per Fax (05 7807 61) oder Telefon (05 7807 60) zu erstatten. Dabei ist allerdings die Voraussetzung, dass

• nachweisbar ein wesentlicher Teil der Datenfernübertragungseinrichtung für längere Zeit ausgefallen ist oder
• die meldepflichtige Stelle nachweisbar über keinen PC und keinen Internetzugang verfügt und auch die Lohnverrechnung nicht von anderer Stelle wie z.B. einem Steuerberater mit entsprechender Ausstattung durchgeführt wird oder
• die meldepflichtige Stelle die Lohnverrechnung von einer anderen Stelle (z.B. Steuerberater) durchführen lässt und diese nicht mehr erreichbar ist (z.B. bei Arbeitsaufnahme außerhalb der Bürozeiten des Steuerberaters) oder
• der Beschäftigte in einer Betriebsstätte des Dienstgebers aufgenommen wird und dort keine entsprechende EDV-Ausstattung zur Verfügung steht.

Erfolgte eine Vor-Ort-Anmeldung auf Grund einer kurzfristigen Ausnahmesituation ist die Anmeldung jedenfalls binnen sieben Tagen nach dem Beginn der Pflichtversicherung in elektronischer Form nachzuholen.

Verstoß gegen die Meldebestimmung

Liegt keine korrekte Anmeldung von Dienstnehmern vor, kommt es im Falle einer Kontrolle der Prüforgane des Bundes oder der Sozialversicherung zu einer Anzeige. Die Geldstrafen rei­chen von € 730,00 bis zu € 2.180,00, im Wiederholungsfall bis zu € 5.000,00 pro Vergehen. Ist diese Geldstrafe uneinbringlich, droht eine Freiheitsstrafe von bis zu zwei Wochen.

Bei erstmaligem Verstoß, geringfügigen Abweichungen und unbedeutenden Folgen kann die Geldstrafe auf € 365,00 herabgesetzt werden.

Ferner können bei Nichteinhaltung der Meldefristen Beitragszuschläge, Ordnungsbeiträge oder Verzugszinsen angelastet werden.

Es können auch dann schon steuerlich abzugsfähige Werbungskosten vorliegen, wenn zum Zahlungszeitpunkt noch keine Einnahmen zufließen (Vorwerbungskosten). Die künftige Vermietung muss jedoch mit ziemlicher Sicherheit feststehen (z. B. mit dem zukünftigen Mieter ist bereits ein bindender Vertrag abgeschlossen worden).

Die Kosten für ein im Wohnungsverband gelegenes Arbeitszimmer und dessen Einrichtung sind nur ausnahmsweise dann als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abzugsfähig, wenn dieses Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit bildet. Die Beurteilung dessen, erfolgt im Einzelfall nach dem typischen Berufsbild und einer wertenden Gewichtung aller Tätigkeitskomponenten. Beispiele für Tätigkeiten, deren Mittelpunkt (Schwerpunkt) jedenfalls außerhalb eines häuslichen Arbeitszimmers liegt: Lehrer, Vortragende, darstellende Künstler, Richter, Politiker.

Nicht unter die „steuerliche“ Definition von einem Arbeitszimmer fallen alle Räume, die auf Grund der funktionellen Zweckbestimmung und Ausstattung von vornherein der Betriebs- bzw. Berufssphäre des Steuerpflichtigen zugeordnet werden können. Darunter fallen z. B. schallgeschützte Musikproberäume, Film- und Tonaufnahmestudios.

Grundsätzlich müssen Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist beginnt zu laufen am Ende jenes Jahres, für das die Buchungen vorgenommen wurden.

Bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr läuft die Frist am Ende des Jahres weg, in dem das Wirtschaftsjahr endet. Bei Unterlagen, die Grundstücke betreffen, verlängert sich diese Frist auf 22 Jahre.

Tipp: Heben Sie sämtliche Belege zum Kauf eines Grundstücks auf (z. B. zur Grunderwerbsteuer, zu den Anwalts- und Notarkosten) und auch alle Belege über die danach anfallenden Instandhaltungskosten. Falls Sie das Grundstück später verkaufen möchten, können so bei der Berechnung des Veräußerungsgewinns die tatsächlichen Anschaffungskosten angesetzt werden.

Kinderbetreuungskosten (z. B. für Kindermädchen, Kindergarten oder Hort) können weder als Betriebsausgaben noch als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Die Ausgaben für eine Kinderbetreuung können bis zur Veranlagung 2018 aber als außergewöhnliche Belastungen ohne Selbstbehalt, bis höchstens € 2.300,00 pro Kind und Kalenderjahr, geltend gemacht werden. Unter folgenden Voraussetzungen:

• Das Kind hat zu Beginn des Kalenderjahres das 10. Lebensjahr noch nicht vollendet.
• Es wurde für mehr als sechs Monate im Kalenderjahr der Kinderabsetzbetrag gewährt.
• Das Kind hält sich ständig im Inland, in einem Mitgliedstaat der EU oder des EWR oder in der Schweiz auf.
• Die Kosten müssen unmittelbar an eine Kinderbetreuungseinrichtung oder an eine pädagogisch qualifizierte Betreuungsperson gezahlt worden sein.

Die Kinderbetreuungskosten sind auch von der unterhaltsverpflichteten Person absetzbar (z. B. geschiedener Elternteil), wenn ihr der Unterhaltsabsetzbetrag für mehr als sechs Monate im Kalenderjahr zusteht.

Wird die Begünstigung von beiden Elternteilen in Anspruch genommen, ist auch in diesem Fall der Betrag mit € 2.300,00 pro Kind limitiert. Es kann nur der Elternteil die Kosten steuerlich geltend machen, der sie nachweislich getragen hat. Absetzbar sind sämtliche Kosten für die Kinderbetreuung (kein Schulgeld).

Behinderte Kinder

Ist ein Kind zu 50 % oder mehr behindert, so sind Kinderbetreuungskosten bis zum 16. Lebensjahr des Kindes zusätzlich zu einem bestehenden Freibetrag von € 262,00 monatlich steuerlich abzugsfähig. Dies gilt bis zum Ende des Kalenderjahres, in dem das Kind das 16. Lebensjahr vollendet hat.

Die Regelung entfällt ab 1.1.2019.

Mit Stichtag 1. Jänner 2014 wurde eine fiktive Pension berechnet. Die Grundlage dafür bilden alle Versicherungszeiten, die bis zum Ende des Jahres 2013 erworben wurden.

Diese sogenannte Konto-Erst-Gutschrift wird in das neue Pensionskonto übertragen. Seit Juni 2014 werden die Konto-Erst-Gutschriften an alle Versicherten versendet.

Genauere Informationen über Ihr persönliches Pensionskonto erhalten Sie hier: www.neuespensionskonto.at

Bei einem Jahressechstel von höchstens € 2.100,00 (Freigrenze) sind die innerhalb des Jahressechstels liegenden sonstigen Bezüge (das sind in der Regel der Urlaubszuschuss und die Weihnachtsremuneration) steuerfrei. Ist das Jahressechstel höher als € 2.100,00, kommt nach Abzug der auf die sonstigen Bezüge entfallenden Sozialversicherungsbeiträge folgende Besteuerung zur Anwendung:

• für die ersten € 620,00: 0 %
• für die nächsten € 24.380,00: 6 %
• für die nächsten € 25.000,00: 27 %
• für die nächsten € 33.333,00: 35,75 %

Betragen die sonstigen Bezüge mehr als das Jahressechstel oder mehr als € 83.333,00 (nach Abzug von Sozialversicherungsbeiträgen, Gewerkschaftsbeiträgen usw.), sind diese übersteigenden Beträge wie die laufenden Bezüge zu versteuern.

BERECHNUNG DES JAHRESSECHSTELS
Das Jahressechstel ermittelt sich wie folgt:
(im Kalenderjahr zugeflossene laufende Bruttobezüge x 2) / Anzahl der abgelaufenen Kalendermonate (seit Jahresbeginn)

bzw. bei Austritt im Laufe eines Kalendermonats (für alle vollen Monate sind 30 Tage anzusetzen):
(im Kalenderjahr zugeflossene laufende Bruttobezüge x 60) / Anzahl der abgelaufenen Lohnsteuertage

Demnach sind das 15. und 16. Gehalt (z. B. Prämien und Bilanzgelder) nicht mehr steuerbegünstigt. Werden sie steuerbegünstigt ausbezahlt, weil sie noch vor Auszahlung des Urlaubszuschusses und der Weihnachtsremuneration anfallen, kann dafür das Urlaubs- und Weihnachtsgeld nicht mehr steuerbegünstigt behandelt werden.

Die Entlohnung eines Arbeitnehmers besteht normalerweise in Geldleistungen. Daneben kann sie auch (teilweise) in Form von Sachleistungen erfolgen.

Lediglich nicht mehr messbare Aufmerksamkeiten (z. B. Blumenstrauß zum Geburtstag des Arbeitnehmers) Hilfsmittel, die dem Arbeitnehmer zur Ausübung seines Berufes zur Verfügung gestellt werden, stellen keine geldwerten Vorteile dar.

Geldwerte Vorteile sind in Geld umzurechnen. Die Grundregel lautet, dass geldwerte Vorteile mit den üblichen Mittelpreisen des Verbrauchsortes anzusetzen sind. Einige Sachbezüge sind auch in einer Verordnung geregelt und müssen daher nicht individuell ermittelt werden.

Dienstwagen

Besteht für den Dienstnehmer die Möglichkeit, ein arbeitgebereigenes Kraftfahrzeug für Privatfahrten (dazu zählen auch Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) zu benützen, dann sind als Sachbezug monatlich ab einem gewissen CO₂-Ausstoß 2 % der Anschaffungskosten anzusetzen. Der maximale Sachbezug beträgt in diesem Fall € 960,00. Bis 1.1.2016 lag der Wert unabhängig vom CO₂-Ausstoß bei 1,5 % bzw. € 720,00. Beträgt der CO₂-Ausstoß im Jahr der Anschaffung weniger als 130 g/km (Wert 2016), beträgt der Sachbezug 1,5 % bzw. maximal € 720,00.

Die Grenze von 130 g/km bezieht sich auf das Jahr der Anschaffung und beträgt:

2016: 130 g/km
2017: 127 g/km
2018: 124 g/km
2019: 121 g/km
2020 und die folgenden Jahre: 118g/km

Wird das Fahrzeug im Jahresdurchschnitt für Privatfahrten von höchstens 500 km monatlich benützt, so ist der halbe Sachbezugswert anzusetzen. Er beträgt seit Jahresbeginn 1 % bzw. 0,75 % der Anschaffungskosten – maximal € 480,00 bzw. € 360,00.

Hinweis: Ein Fahrtenbuch ist verpflichtend zu führen.

Kein Sachbezug ist ab 1.1.2016 anzusetzen bei Kraftfahrzeugen mit 0 Gramm CO₂-Emissionswert pro Kilometer (Elektroautos – keine Hybridmodelle).

Mobiltelefon

Bei nur fallweiser Privatnutzung ist kein Sachbezug zu berechnen; bei umfangreicher Privatnutzung sind anteilige Kosten zu verrechnen.

Parkplatz

Stellt der Arbeitgeber während der Arbeitszeit einen Kfz-Abstell- oder Garagenplatz zur Verfügung, sind als Sachbezug € 14,53/Monat zuzurechnen. Die Zurechnung hat nur für Parkplätze zu erfolgen, die im Bereich einer flächendeckenden Parkraumbewirtschaftung liegen. Eine flächendeckende Parkraumbewirtschaftung liegt vor, wenn sich die Parkraumbewirtschaftung über mehrere zusammenhängende Straßenzüge erstreckt.

Freie oder verbilligte Mahlzeiten

Übersteigt der Wert der abgegebenen Essensbons € 4,40 pro Arbeitstag, liegt nur hinsichtlich des übersteigenden Wertes ein steuerpflichtiger Sachbezug vor (gilt nur wenn die Gutscheine nur am Arbeitsplatz oder in einer Gaststätte zur dortigen Konsumation eingelöst werden können).

Gehaltsvorschüsse und Arbeitnehmerdarlehen

Der Sachbezug beträgt 0,5 % im Jahr 2019 (2018 0,5 %) p. a. des aushaftenden Kapitals. Nur wenn der Vorschuss bzw. das Darlehen den Freibetrag von € 7.300,00 übersteigt, ist von dem übersteigenden Betrag ein Sachbezug zu ermitteln.

Wohnung

Der monatliche Sachbezugswert einer dem Arbeitnehmer kostenlos oder verbilligt zur Verfügung gestellten Wohnung des Arbeitgebers errechnet sich grundsätzlich mit Hilfe des jeweils am 31. Oktober des Vorjahres geltenden Richtwertes bezogen auf die Wohn­fläche. Die Richtwerte, die per 1.4.2017 neu festgelegt wurden, sind also für die Sach­bezugs­bewertung von Dienstwohnungen ab 1.1.2018 maßgeblich. Dieser Wert vermindert sich z. B. durch Kos­tenbeiträge des Arbeitnehmers, bei Übernahme der Be­triebs­kos­ten durch den Arbeit­nehmer oder wenn der Wohnraum den Standard der so genann­ten mietrechtlichen Norm­wohnung (Zimmer, Küche oder Kochnische, Vorraum, WC und eine zeitgemäße Ba­de­gelegenheit) nicht erreicht. Für vom Arbeitgeber angemietete Woh­nungen be­steht eine eigene Son­der­regelung.

Für arbeitsplatznahe Unterkünfte, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer verbilligt oder kostenlos zur Verfügung stellt, gilt:

• Kein Ansatz eines steuerlichen Sachbezugs bei einer Unterkunft, die bis zu 30 m² groß ist.
• Ist die Unterkunft größer als 30 m², ist ein Sachbezug anzusetzen. Allerdings darf bei einer Größe von maximal 40 m² ein Abschlag von 35 % berücksichtigt werden.
  Voraussetzung: Die Unterkunft muss vom selben Arbeitgeber für maximal zwölf Monate zur Verfügung gestellt werden.

Es ist nicht die Wohnungs- bzw. Zimmergröße maßgebend, sondern die tatsächlich genutzte Fläche pro Arbeitnehmer. Das ist zum Beispiel relevant, wenn mehrere Arbeitnehmer sich in Form einer Wohnungsgemeinschaft eine Wohnung teilen.

Die Wohnung darf aber nicht den Mittelpunkt der Lebensinteressen bilden.

Bestimmte Geld- oder Sachbezüge sind vom Gesetz ausdrücklich von der Steuerpflicht ausgenommen. Beim Arbeitgeber bleiben diese Bezüge Betriebsausgaben.

Die wichtigsten lohnsteuerbefreiten Bezüge sind:

Reisevergütungen (Fahrtkostenvergütungen, Kilometergelder), Tages- und Nächtigungsgelder, die aus Anlass einer Dienstreise gezahlt werden.

Ferner steuerbefreit sind vom Arbeitgeber unentgeltlich überlassene typische Berufskleidung wie z. B. Uniformen oder Arbeitsschutzausrüstungen wie Sehhilfen bei Bildschirmarbeit auf Grund des ArbeitnehmerInnenschutzgesetzes.

Mitarbeiterrabatte sind bis zu einer gewissen Höhe und unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei. Der Mitarbeiterrabatt ist steuerfrei, wenn er im Einzelfall 20 % nicht übersteigt. Wird diese Grenze überschritten, hat der Arbeitgeber die Rabatte aufzuzeichnen. Ist die Summe der aufgezeichneten Rabatte im Kalenderjahr größer als € 1.000,00 (Freibetrag), so ist der übersteigende Anteil zu versteuern.

Für die Berechnung des Tagesgeldes ist grundsätzlich die 24-Stunden-Regel vorgesehen. Es kann allerdings unter bestimmten Voraussetzungen auch eine Berechnung nach Kalendertagen erfolgen.

Es sind jedenfalls die Bestimmungen des anzuwendenden Kollektivvertrages zu beachten und es ist immer zu unterscheiden, wieviel Taggeld einem Arbeitnehmer arbeitsrechtlich zusteht und wieviel davon steuerpflichtig ist.

Taggeld

Das Taggeld für Inlandsreisen beträgt ab einer Reisedauer von mehr als 3 Stunden für jede angebrochene Reisestunde ein Zwölftel von € 26,40, d. h. € 2,20 pro angebrochene Stunde. Dauert eine Reise mehr als 11 Stunden, so steht der volle Tagessatz von € 26,40 zu.

Das lohnsteuerfreie Taggeld für Inlandsdienstreisen beträgt unter bestimmten Voraussetzungen ab einer Reisedauer von mehr als 3 Stunden für jede angebrochene Reisestunde ein Zwölftel von € 26,40, d. h. € 2,20 pro angebrochene Stunde. Dauert eine Reise mehr als 11 Stunden, so steht der volle Tagessatz von € 26,40 zu.

Nächtigungsgeld

Lohnsteuerfreies Nächtigungsgeld steht unter bestimmten Voraussetzungen nur dann steuerfrei zu, wenn tatsächlich genächtigt wird. Der Umstand der Nächtigung ist grundsätzlich belegmäßig nachzuweisen. Bei Entfernungen von mindestens 120 Kilometern können ohne Nachweis pauschal € 15,00 pro Nacht als steuerfrei behandelt werden. Werden die Nächtigungskosten sowie die Kosten des Frühstücks nachgewiesen, so können diese vom Arbeitgeber voll lohnsteuerfrei ersetzt werden. Sieht bei Dienstnehmern der Kollektivvertrag höhere Tag- oder Nächtigungsgelder vor, sind diese zur Gänze Betriebsausgaben.

Ein Beispiel zur Veranschaulichung:
Eine Dienstreise beginnt um 8 Uhr des ersten Tages und endet um 16:30 Uhr des zweiten Tages. Neben dem Taggeld von € 26,40 für 24 Stunden und von € 19,80 (= 9/12 von € 26,40) ist ein nachgewiesener Nächtigungsaufwand einschließlich Frühstück Betriebsausgabe bzw. steuerfrei. Wird der Nächtigungsaufwand nicht nachgewiesen, so sind € 15,00 Betriebsausgabe bzw. steuerfrei.

Als Taggelder für Auslandsdienstreisen können die Auslandsreisesätze der Bundesbediensteten geltend gemacht werden.

Taggeld

Die Aliquotierung der Taggelder bei Auslandsdienstreisen erfolgt wie bei Inlandsreisen (ab drei Stunden je 1/12 pro angefangener Stunde, maximal 12/12).

Nächtigungsgeld

Können die tatsächlichen Kosten für Nächtigung inkl. Frühstück nicht nachgewiesen werden, kann das den Bundesbediensteten zustehende Nächtigungsgeld berücksichtigt werden.

Die Auslandsreisesätze der Bundesbediensteten sind für jedes Land unterschiedlich und sind unter der Rubrik Buchhaltung unter dem Punkt Reisekosten abrufbar.

Gemischte Reise

Ab dem Grenzübertritt stehen die Auslandsreisesätze zu. Für die Gesamtreisezeit abzüglich Auslandsreisezeit steht das Inlandstaggeld zu.

Beispiel:
Die Reise Wien – Frankfurt erfolgt mit dem Pkw bzw. mit der Bahn. Beginn der Reise 7 Uhr, Grenzübertritt Salzburg 11:15 Uhr, Grenzübertritt bei Rückfahrt 15 Uhr nächster Tag, Ende der Reise 18:10 Uhr, 24-Stundenregel.

Es ist zu unterscheiden, ob Sie ein Bilanzierer oder ob Sie ein Einnahmen-Ausgaben-Rechner sind.

Wenn Sie bilanzieren, müssen Sie folgende Unterlagen chronologisch ordnen:

• die Ausgangsrechnungen getrennt von den Eingangsrechnungen
• die Bankauszüge und die dazugehörigen Überweisungsbelege getrennt nach den jeweiligen Banken und Konten
• die Auszüge für Kreditkarten nach Kreditkartenunternehmen getrennt

Weiters benötigen wir einen Ausdruck bzw. Kopie des Kassabuches.

Wenn Sie ein Einnahmen-Ausgaben-Rechner sind, müssen die Bankauszüge bzw. Kreditkartenauszüge getrennt nach Banken und Konten bzw. Kreditkartenunternehmen chronologisch geordnet werden. Jedem Kontoauszug sind die betreffenden Ausgangs- und Eingangsrechnungen beizulegen. Ferner benötigen wir einen Ausdruck bzw. eine Kopie des Kassabuches.

Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen, deren Gesamtbetrag € 400,00 nicht übersteigt. Folgende Angaben sind zu machen:

1. Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
2. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der Dienstleistung
3. Tag der Lieferung oder Zeitraum, über den sich die Dienstleistung erstreckt
4. Bruttobetrag, Steuersatz
5. Ausstellungsdatum

Bei Kleinbetragsrechnungen muss die Vorsteuer mit dem angegebenen Steuersatz herausgerechnet werden und kann bei entsprechender Vorsteuerabzugsberechtigung geltend gemacht werden.

Damit Ihre Kunden sich auch schon bei Anzahlungen die Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen können, müssen Sie die Umsatzsteuer auf einer Anzahlungsrechnung ebenfalls ausweisen. Auch in diesem Fall müssen die gesetzlichen Rechnungsmerkmale in der Rechnung vorhanden sein.

Bei der Endabrechnung müssen Sie jedoch vorsichtig sein:

Wird über die tatsächlich erbrachte Leistung insgesamt abgerechnet („Endrechnung“), so sind in ihr die vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Anzahlungen und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen (wenn Sie über diese Anzahlungen Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis ausgestellt haben). Sie erstellen also eine ganz „normale“ Rechnung über das Gesamtprojekt und ziehen dann die einzelnen vereinnahmten Anzahlungen mit den jeweils darauf entfallenden Steuerbeträgen ab. Es genügt aber auch, wenn der Gesamtbetrag der Anzahlungen und die darauf entfallenden Steuerbeträge in einer Summe angeführt werden.

Oder in der Endabrechnung wird die Umsatzsteuer nicht vom Gesamtentgelt, sondern nur hinsichtlich des Restentgelts ausgewiesen.

Zum Beispiel:

Zu allererst benötigen wir die aktuellen Belege und die letzte Saldenliste, um die laufende Buchhaltung fortzuführen und um die Steuern, wie z. B. die Umsatzsteuervorauszahlung, berechnen zu können. Weiters benötigen wir die Kontenausdrucke für das laufende Geschäftsjahr sowie die zurückliegenden Geschäftsjahre bis zu jenem, in dem der letzte Jahresabschluss erstellt worden ist.
Des Weiteren sind notwendig:

• bei Gesellschaften der Gesellschaftsvertrag
• sonstige wichtige Verträge wie Mietverträge, Leasingverträge, Kredit- und Darlehensverträge
• die bisher erstellten Jahresabschlüsse
• die Gewerbeberechtigung(en)

Die Rechnungslegungspflichten im Steuerrecht knüpfen an die Rechnungslegungspflichten im Unternehmensgesetzbuch an. Daher sind alle Unternehmen, die nach dem Unternehmensgesetzbuch buchführungspflichtig sind, auch steuerrechtlich zur Buchführung verpflichtet. Wenn von einer Buchführungspflicht die Rede ist, ist das die Pflicht, eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen.

Bis die unten beschriebenen Umsatzgrenzen überschritten werden, können eine Basispauschalierung oder eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erstellt werden. Keine Wahlfreiheit bei der Gewinnermittlung haben Kapitalgesellschaften und eine GmbH & Co KG (bei dieser ist der einzige unbeschränkt haftende Gesellschafter eine GmbH). Sie sind kraft Rechtsform an die Buchführungspflicht gebunden, unabhängig vom Umsatz.

Die Rechnungslegungspflicht entfällt, wenn der Schwellenwert von € 700.000,00 zweimal unterschritten wurde.

Diese Umsatzschwellenwerte gelten nicht für freie Berufe (z. B. Ärzte, Rechtsanwälte, Künstler, Notare) und Land- und Forstwirte. Es besteht jedoch die Möglichkeit, freiwillig Bücher zu führen. Weiters gelten die Werte nicht für Unternehmer, die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung oder aus Kapitalvermögen erzielen.

Land- und Forstwirte sind nach dem Unternehmensgesetzbuch nicht buchführungspflichtig jedoch ergibt sich aus der Bundesabgabenordnung eine solche ab einem Umsatz von € 550.000,00 oder einem Einheitswert von € 150.000,00.

Die Buchführungspflicht ist unabhängig von der Eintragung ins Firmenbuch.

Betriebsgründung

Die Gewinnermittlung bei Gründung eines Betriebs richtet sich nach der Rechtsform. Eine Rechnungslegungspflicht besteht daher nur für Kapitalgesellschaften. Einzelunternehmen und Personengesellschaften haben die Wahlfreiheit zwischen einer Pauschalierung, einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und einer freiwilligen Buchführung. Übersteigen die Einnahmen im Gründungsjahr € 220.000,00 so kann keine Pauschalierung in Anspruch genommen werden.

Die Bücher und Aufzeichnungen (auch die ohne gesetzliche Verpflichtung geführten Bücher) sind so zu führen, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle vermitteln können. Die einzelnen Geschäftsvorfälle sollen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung nachverfolgen lassen. Die Eintragungen müssen unter anderem

• in einer lebenden Sprache geführt werden. Sofern es nicht die Amtssprache ist, kann die Behörde eine beglaubigte Übersetzung der Unterlagen verlangen.
• chronologisch, vollständig, richtig und zeitnah erfolgen
• bereits durch ihre Bezeichnung die in diesem Konto oder in diesen Aufzeichnungen erfassten Geschäftsvorgänge erkennen lassen
• Blatt für Blatt mit einer fortlaufenden Nummern gekennzeichnet werden
• geordnet aufbewahrt werden, sodass die Überprüfung der Eintragungen jederzeit möglich ist
• sich bei Änderungen nachvollziehen lassen (sie dürfen nicht mit leicht entfernbaren Schreibmitteln erfolgen).

Grundsätzlich dürfen die Bücher von inländischen Betrieben auch im Ausland geführt werden. Auf Verlangen der Finanzverwaltung sind sie jedoch ins Inland zu bringen.

Werden Geschäftsfälle maschinell festgehalten bzw. auf Datenträger erfasst so gelten weitere Bestimmungen.

Bewahren Sie immer die Originale auf!

Aufzubewahren sind unter anderem:

• Bücher, Aufzeichnungen, Kontoauszüge
• Aufstellungen der Einnahmen und Ausgaben
• Belege
• alle Geschäftspapiere, die für die Abgabenerhebung wichtig sind

Die Aufbewahrung der Unterlagen kann mittels Datenträger erfolgen, wenn die Aufzeichnungen nicht in einer Weise verändert werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr ersichtlich ist. Die Geschäftsvorfälle müssen vollständig, richtig und lückenlos erfasst sein. Die Überprüfung soll insbesondere bei der Losungsermittlung durch entsprechende Protokollierung der Datenerfassung und nachträglicher Änderungen möglich sein. Die geordnete, inhaltsgleiche und vollständige  Wiedergabe ist bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit zu gewährleisten.

Jedoch sind Sie verpflichtet, innerhalb einer angemessenen Frist jene Hilfsmittel der Finanzverwaltung zur Verfügung zu stellen, die nötig sind, um die Unterlagen lesbar zu machen. Auch die Kosten dafür sind von Ihrer Seite zu tragen.

Für Registrierkassen gelten zudem besondere Vorschriften.

Grundsätzlich müssen Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist beginnt zu laufen am Ende des Jahres, für das die Buchungen vorgenommen wurden.

Bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr läuft die Frist am Ende des Jahres weg, in dem das Wirtschaftsjahr endet.

Verlängerte Aufbewahrungspflicht

Für bestimmte Unterlagen gibt es eigene Aufbewahrungsfristen. Beispiele für verlängerte Aufbewahrungsfristen sind:

• Nach dem Umsatzsteuergesetz müssen Unterlagen, die Grundstücke im Sinne des § 2 des Grunderwerbsteuergesetzes betreffen, 22 Jahre aufbewahrt werden.
• Alle Aufzeichnungen, die Umsätze zu elektronisch erbrachten sonstigen Leistungen, Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen betreffen, müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, wenn der Mini-One-Stop-Shop (MOSS) in Anspruch genommen wird.
• Unterlagen, die in einem anhängigen Berufungsverfahren, gerichtlichen oder behördlichen Verfahren als Beweismittel dienen. Hier verlängert sich die Frist auf unbestimmte Zeit. Auch Unterlagen über Eigentums- oder Bestandsrechte und Arbeitsverträge sollten länger aufgehoben werden.

Betriebsprüfungen 10 Jahre zurück

Bitte beachten Sie, dass Betriebsprüfungen bis zehn Jahre zurück möglich sind. Daher kann es sinnvoll sein, Unterlagen auch so lange aufzuheben.

Elektronische Rechnungen

Bei elektronischen Rechnungen müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit vom Zeitpunkt der Rechnungsausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gewährleistet werden.

Ein Fahrtenbuch muss geführt werden, um Fahrtkosten als Betriebsausgaben oder Werbungskosten absetzen zu können, wenn die Dienstreisen mit einem privaten Kraftfahrzeug unternommen werden. Verfügt der Arbeitnehmer über einen Dienstwagen, so wird das Fahrtenbuch benötigt, um den bei der Sozialversicherungs- und bei der Lohnsteuerbeitragsgrundlage anzusetzenden Sachbezugswert ermitteln zu können.

In einem Fahrtenbuch werden alle beruflichen und privaten Fahrten erfasst. So kann der Anteil der beruflichen Fahrten ermittelt werden.

Inhalt des Fahrtenbuchs

Aufgezeichnet werden müssen sowohl Dienstreisen, als auch private Fahrten. Es sollte beinhalten:

• Datum der Fahrt
• Ausgangs- und Zielpunkt
• Zeitdauer
• Zweck der Fahrt (nicht nötig bei privaten Fahrten)
• Kilometerstand am Beginn und am Ende der Fahrt
• Hinweis, ob berufliche oder private Fahrt

Folgende Regeln sollten weiters beachtet werden:

1. Gestalten Sie das Fahrtenbuch übersichtlich.
2. Tragen Sie die Fahrten fortlaufend in das Fahrtenbuch ein.
3. Die Aufzeichnungen sollten vollständig und genau sein.
4. Im Nachhinein vorgenommene Änderungen müssen erkennbar und nachvollziehbar sein.

Je genauer die Aufzeichnungen geführt werden, desto glaubwürdiger sind sie für die Finanzverwaltung.

Mögliche Alternativen zum althergebrachten Fahrtenbuch sind ein Nachweis der gefahrenen Kilometer über ein Computerprogramm. In diesem Fall muss aber ein spezielles Programm verwendet werden, da es keine nachträglichen Änderungen zulassen darf. Das Computerprogramm Excel ist zum Beispiel kein zulässiges Programm.